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CÓDIGO: SG01-PO05

VERSIÓN 02  

VIGENCIA: 08-MAY-2023

HABEAS DATA

TECLOGI CARGO S.A.S. identificada con NIT 901343057-1 con domicilio principal en la ciudad de Bogotá Calle 26 # 96J - 66 Piso 6 Oficina 6.6, Colombia, Teléfono 3174284803 y página web www.teclogi.com, empresa dedicada a prestar servicios de transporte terrestre automotor en la modalidad de carga, es consciente de la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus funcionarios, clientes y proveedores.

La presente política de tratamiento de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales, estableciendo el procedimiento óptimo para conocer, actualizar, rectificar, o solicitar la eliminación de los datos personales que estén bajo nuestra responsabilidad y permitir a sus titulares ejercer su derecho de hábeas data.

Este documento está orientado a dar cumplimiento al artículo 15 de nuestra constitución política, con la finalidad de proteger y garantizar los aspectos relacionados con el tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos que tienen todas las personas.

TÍTULO I

DEFINICIONES

De conformidad con la legislación vigente, se presentan las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen el cumplimiento de los principios y postulados que rigen los derechos fundamentales relacionados con el habeas data y protección de datos personales.

Para la interpretación de las políticas contenidas en este manual, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATO SEMIPRIVADO: Es el dato que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

DATOS SENSIBLES: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

EMPLEADO: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.

EX EMPLEADO: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con TECLOGI CARGOS.A.S.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de TECLOGI CARGOS.A.S. como responsable de los datos.

HABEAS DATA: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.

INCIDENTES DE SEGURIDAD: Se refiere a la violación de los códigos de seguridad o la pérdida, robo y/o acceso no autorizado de información de una base de datos administrada por el responsable del tratamiento o por su encargado.

INFORMACIÓN ALMACENADA EN LA BASE DE DATOS: Es la clasificación de los datos personales almacenados en cada base de datos, agrupados por categorías y subcategorías, de acuerdo con la naturaleza de los mismos.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por TECLOGI CARGOS.A.S. de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

PROVEEDOR: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a TECLOGI CARGOS.A.S. en virtud de una relación contractual o a los asociados a través de una figura de convenio o acuerdo comercial o de servicios.

PROCEDENCIA DE LOS DATOS PERSONALES: La procedencia de los datos se refiere a si estos son recolectados del titular de la información o suministrados por terceros y si se cuenta con la autorización para el tratamiento o existe una causal de exoneración, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

RECLAMOS PRESENTADOS POR LOS TITULARES: Corresponde a la información de los reclamos presentados por los titulares ante el responsable y/o el encargado del tratamiento, según sea el caso, dentro de un semestre calendario (enero – junio y julio – diciembre).

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como responsable, en principio, TECLOGI CARGOS.A.S.

TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, sea asociado, ex asociado, proveedor, empleado o ex empleado de TECLOGI CARGOS.A.S. o cualquier tercero que, en razón de una relación personal, familiar o jurídica con el asociado, suministre datos personales a TECLOGI CARGOS.A.S.

TRANSFERENCIA: Se refiere al envío por parte de TECLOGI CARGOS.A.S. como responsable del tratamiento o un encargado de los datos, dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.

TRANSMISIÓN: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del responsable al encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el encargado, por cuenta del responsable, trate datos personales.

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES: La información relacionada con la transferencia internacional de datos personales comprende la identificación del destinatario como responsable del tratamiento, el país en el que se encuentra ubicado y si la operación está cobijada por una declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o por una causal de excepción en los términos señalados en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para la ampliación de algunos términos que no se encuentran incluidos dentro de la lista anterior, lo invitamos a que se remita a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

TÍTULO II

MARCO LEGAL APLICABLE

La presente Política se encuentra definida dentro de las siguientes normas:

TÍTULO III

APLICACIÓN

La política de tratamiento de datos personales y su manual se aplicarán obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por TECLOGI CARGO S.A.S como responsable de dichos datos. El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no se aplicará a las bases de datos o archivos indicados en el artículo 2 de la ley 1581 de 2012.

TÍTULO IV

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El procesamiento de datos personales debe regirse bajo los siguientes principios aplicados por TECLOGI CARGO S.A.S.

LEGALIDAD: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

FINALIDAD: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos TECLOGI CARGO S.A.S estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

TRANSPARENCIA: Debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de TECLOGI CARGO S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.

SEGURIDAD: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por TECLOGI CARGO S.A.S, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada la relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

TÍTULO V

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

TÍTULO VI

DERECHOS DE LOS TITULARES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

El Titular de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

TÍTULO VII

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de TECLOGI CARGO S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. La autorización deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

La información que se recauda es solo para dar cumplimiento legal a lo establecido en la circular 0170 de la DIAN y dando cumplimiento a las políticas Sarlaft de la empresa, esta información no es compartida con terceros para ningún concepto.

TECLOGI CARGO S.A.S utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente; e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

TÍTULO VIII

RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, TECLOGI CARGO S.A.S se limitará a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados para el cumplimiento del objeto social, igualmente no hará uso de medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales. 

TÍTULO IX

RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Toda solicitud de consulta, reclamo, petición de Titulares de datos personales bajo el tratamiento de TECLOGI CARGO S.A.S., para ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar serán atendidas por el área administrativa.

Dichas solicitudes serán recibidas al correo electrónicodatospersonales@teclogi.com, para dar el trámite que corresponda.

TÍTULO X

PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA LA ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN SOBRE SUS DATOS PERSONALES.

Los Titulares podrán consultar la información personal del Titular que repose en TECLOGI CARGO S.A.S y a su vez TECLOGI CARGO S.A.S deberá suministrar a éstos toda la información contenida en su carpeta de asociado de negocio.

La solicitud podrá ser presentada por cualquiera de los medios dispuestos por TECLOGI CARGO S.A.S.

CONSULTAS  

Los titulares podrán solicitar a TECLOGI CARGO S.A.S  y la información contenida en su carpeta de asociado de negocio, que no sea propiedad intelectual o de carácter confidencial de TECLOGI CARGOS.A.S pero sí y en todo momento copia de la información proporcionada por este.

Una vez recibida la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar loscinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

RECLAMOS

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante TECLOGI CARGO S.A.S., bajos las siguientes reglas:

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que TECLOGI CARGO S.A.S. reciba un reclamo que no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la compañía.

ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN

TECLOGI CARGO S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición, en los casos que aplique.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, TECLOGI CARGO S.A.S deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse.

La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que TECLOGI CARGOS.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado.

Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. 

TÍTULO XI

DEBERES DE TECLOGI CARGO S.A.S PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

TECLOGI CARGO S.A.S, cuando actúe como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

TÍTULO XII

PRERROGATIVAS Y DEMÁS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.  

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

TÍTULO XIII

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, TECLOGI CARGOS.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

TÍTULO XIV

TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Se prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio y la presente ley.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

TÍTULO XV

DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

TECLOGI CARGO S.A.S. no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad. Sin embargo, la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus funcionarios, con la finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a parafiscales y al sistema de seguridad social.

TÍTULO XVI

AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad de tratamiento de los datos personales está para la disposición y consulta a través de correo electrónico datospersonales@teclogi.com o en la página web  www.teclogi.com dispuestos por la compañía.

TÍTULO XVII

MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TECLOGI CARGO S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Politica de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será notificado de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios establecidos por la compañía.

CEO

TECLOGI CARGO S.A.S.